Wykorzystaj Kaizen do motywacji

Motywacja to pojęcie bardzo nieostre. Wiesz, kiedy ją masz i kiedy ci jej brakuje. Na ogół przydałoby by Ci się jej więcej, ale nie do końca wiesz co zrobić aby tak się stało. Co więc robić, aby mieć więcej motywacji i zarażać nią innych?

Motywacja to pewien stan gotowości do działania w celu wprowadzenia zmiany lub podjęcia działania, które pozwala na sprawną realizację planu.

Często myślimy, że zmiana jest związana z innowacją i musi być szybka, musi wymagać dyscypliny i nie jest przyjemna. Sądzimy, że osiągniemy lepsze wyniki, gdy jesteśmy dla siebie i innych surowi i podejmujemy uciążliwe działania.

Jednak nawet jeśli jesteś osobą wysoce zdyscyplinowaną, to jesteś w stanie przypomnieć sobie sytuacje, w których innowacje zakończyły się klęską i zniechęceniem. Radykalna zmiana przypomina wspinaczkę pod stromą górę – możesz stracić oddech nim dotrzesz na szczyt, albo świadomość tego, ile jeszcze zostało co celu, może Cię przedwcześnie zniechęcić do wysiłku.

Robert Maurer w książce „Filozofia Kaizen. Jak mały krok może odmienić Twoje życie” przekonuje, że innowacja nie jest jedynym sposobem na zmianę. Istnieje bowiem ścieżka łagodnie prowadząca pod górę. Wystarczy wykonać pierwszy mały krok.

Jeżeli chcesz wprowadzić jakąś zmianę opierając się na technice Kaizen, możesz w tym celu wykorzystać jedną z poniższych strategii:

• Zadawanie małych, pozytywnych pytań w celu pozbycia się strachu i zapoczątkowania w umyśle procesów twórczych.

  Tym, co w sposób szczególny stymuluje działanie naszego mózgu są pytania, które sobie zadajemy i próbujemy znaleźć odpowiedź. Mózg uwielbia pytania i nie odrzuci ich, o ile nie są trudne i nie budzą lęku.

  Pytania w rodzaju „Co zrobić, aby nasza firma stała się najlepsza w branży?” lub „ Jak szybko zwiększyć efektywność mojego zespołu” są trudne i zniechęcające. Lepiej zastąpić je pytaniami: „Co mogę zrobić, choćby najmniejszego, co może poprawić proces lub/i jakość produktu?”; „Jaka najmniejsza zmiana w organizacji pracy mojego zespołu może ją przyspieszyć o pięć minut?”.

• Podejmowanie małych działań zapewniających sukces. Małe działania stanowią serce Kaizen. Poprzez podejmowanie działań tak małych, że aż zakrawających na śmieszność, bez trudu pominiesz przeszkody, które wcześniej były przyczyną porażek. Np. aby zwiększyć produktywność zespołu – wprowadź krótkie, 10-minutowe spotkania podsumowujące na koniec każdego dnia lub rozpoczynające każdy dzień pracy; aby obniżyć koszty – przeanalizuj wydatki i wyeliminuj jeden najmniej potrzebny zakup na miesiąc. Duży projekt zmiany podziel na małe etapy osiągane kolejno bez dużego wysiłku, ale konsekwentnie.

  Małe działania wymagają niewielkich nakładów czasu i pieniędzy i są dostępne nawet dla tych, którzy nie dysponują zbyt silną wolą. Pozwalają mózgowi na stwarzanie nowych, trwałych nawyków.

  Poprzez upewnianie się, że pierwszy krok jest naprawdę mały, dajemy sobie większą szansę powodzenia. Kiedy już przeżyjemy radość z podjęcia pierwszego kroku, powtarzajmy go konsekwentnie. Znakiem tego, że możemy iść dalej jest wykonywanie poprzedniego kroku automatycznie, bez wysiłku. Następnie planujemy drugi krok, potem trzeci i kolejne. Postępujemy tak, dopóki mózg nie pokona oporu i nie pomoże w działaniu.

• Przyznawanie sobie lub innym małych nagród, aby osiągnąć jak najlepsze wyniki.

  Kiedy próbujesz ukształtować siebie lub innych w sztuce wypracowywania korzystnych nawyków, małe nagrody stanowią doskonałą formę zachęty, ponieważ stymulują wewnętrzną motywację do wprowadzania trwałych zmian.

  Stosując małe nagrody pamiętaj o tym aby:
  – dobrze odpowiadały celowi (czyli wzmacniały pozytywną zmianę)
  – były dostosowane do osoby; to, co dla kogoś będzie nagrodą, dla innej osoby będzie utrapieniem,
  – były małe i niedrogie, np. kostka czekolady, akceptujący uśmiech lub brawa dla pracownika.

W pracy:

• • Bierz pod uwagę pomysły pracowników.
  • Myśl nad rozwiązaniami tu i teraz.
  • Wybieraj proste rozwiązania.
  • Nie przejmuj się błędami – koryguj je i idź dalej.
  • Nieustannie ulepszaj procesy.
  • Szukaj pierwszego, małego kroku, aby rozpocząć zmianę.

👣 Inne artykuły o podobnej tematyce:

• Jak zbudować atmosferę motywacji w zespole część 1
• Jak zbudować atmosferę motywacji w zespole część 2
• Dlaczego ktokolwiek chciałby iść za Tobą?
• Zostań liderem zmotywowanego zespołu

Bibliografia:

1. Robert Maurer „Filozofia Kaizen. Jak mały krok może zmienić twoje życie”.
2. Masaki Imai „Kaizen. Klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii”.