Audyt organizacyjny firmy – zobacz swoją firmę z zewnątrz i wyjdź z planem działania

• Dla właścicieli firm, które szybko urosły, ale nadal są zarządzane tak samo jak wtedy, gdy były małe.
• Dla firm rodzinnych, które chcą sprofesjonalizować zarządzanie albo przygotować się do  sukcesji.
• Dla zarządów, które podejmują decyzje „na wyczucie”, bo nie mają pełnego obrazu tego, co dzieje się w firmie.
• Dla firm przed dużą zmianą, taką jak skalowanie, wejście na nowy rynek, reorganizacja, przeprowadzka czy przekazanie firmy następnemu pokoleniu.

1. Strategia, struktura i model zarządzania

Dokąd zmierza firma i czy zespół zna ten kierunek. Analizujemy strukturę organizacyjną i model zarządzania: kto komu podlega, kto za co odpowiada i czy ten układ wspiera strategię, czy jej przeszkadza.

2. Decyzje i odpowiedzialność

Jak i przez kogo podejmowane są decyzje oraz które z nich niepotrzebnie trafiają do właściciela. Sprawdzamy, czy zakres odpowiedzialności jest jasny dla każdej osoby i każdego działu. Szukamy też przyczyn trudności w skutecznym egzekwowaniu działań, czyli tego, dlaczego ustalenia nie zamieniają się w wykonane zadania.

Analizujemy kluczowe stanowiska: cel każdego z nich, zakres obowiązków, odpowiedzialności i decyzyjności, wskaźniki efektywności oraz współpracę z innymi działami.

3. Procesy i efektywność

Jak naprawdę płynie praca, od zapytania klienta do realizacji zamówienia. Analizujemy, jak zadania przechodzą między działami: gdzie zadanie przechodzi z rąk do rąk, gdzie „utykają w oczekiwaniu” i gdzie nikt za nie nie odpowiada. Sprawdzamy, czy kilka osób nie wykonuje tej samej pracy, gdzie odpowiedzialność się dubluje i czy praca daje oczekiwany efekt. Oceniamy efektywność działań handlowych i operacyjnych oraz to, jak sprzedaż współpracuje z działami, które realizują zamówienia.

W sprzedaży przyglądamy się strategii, ofercie i kolejnym etapom pozyskiwania klienta. Sprawdzamy też, czy firma wie, na którym etapie traci zapytania i potencjalnych klientów.

4. Komunikacja i systemy

Sprawdzamy, jak informacja przepływa między ludźmi i działami: czy trafia do właściwych osób, czy dociera na czas i czy ma formę, która pozwala od razu działać. Przyglądamy się też systemom informatycznym i narzędziom, z których firma już korzysta, oraz temu, jak sprawdzają się w codziennej pracy.

5. Ludzie i zespół

Badamy klimat organizacji, czyli to, jak ludzie postrzegają firmę, współpracę i zmiany, które ich czekają. Przyglądamy się też stylom zarządzania i współpracy. Analiza Extended DISC pokazuje predyspozycje do zarządzania, mocne strony i obszary ryzyka zarówno każdej osoby, jak i całego zespołu.

1. Poznajemy firmę. Prowadzimy wywiady ustrukturyzowane, warsztaty diagnostyczne i warsztaty mapowania procesów z kluczowymi osobami. Analizujemy strukturę organizacyjną, model zarządzania, kluczowe stanowiska, sposób podejmowania decyzji i przepływ informacji. Dzięki temu widzimy, skąd biorą się problemy w codziennej pracy i jak ludzie postrzegają firmę i współpracę.

2. Poznajemy ludzi i zespół. Indywidualne raporty Extended DISC i warsztat dla kadry zarządzającej pokazują, jak poszczególne osoby działają i podejmują decyzje, jakie kompetencje warto u nich rozwijać i jak zespół może zareagować na zmianę.

3. Odnosimy wyniki do strategii. Sprawdzamy, czy to, co zobaczyliśmy, wspiera model biznesowy i kierunek rozwoju firmy, czy mu przeszkadza. Jeśli kierunek nie jest jasny, wypracowujemy go razem z zespołem na warsztacie strategicznym SWOT.

4. Przedstawiamy rozwiązania i plan działania. Pokazujemy możliwe rozwiązania i razem ustalamy, co zmienić najpierw, a co może poczekać. Dostajesz plan wdrożenia na 60–90 dni z priorytetami, harmonogramem i osobami odpowiedzialnymi za poszczególne zadania.

5. Powołujemy zespół wdrożeniowy. Tworzą go te same osoby, które brały udział w warsztatach i wywiadach. Rozumieją, skąd wzięły się wnioski, więc biorą za zmianę realną odpowiedzialność.

6. Wdrażamy zmiany razem z Twoim zespołem. Porządkujemy strukturę organizacyjną i model zarządzania, zakresy odpowiedzialności, zasady podejmowania decyzji i egzekwowania ustaleń, procesy w firmie oraz przepływ informacji. Nie wprowadzamy kolejnego systemu informatycznego. Pomagamy dobrze wykorzystać te, które już są.

7. Sprawdzamy efekty. Po wdrożeniu wracamy do firmy i razem z zespołem sprawdzamy, co działa, a co wymaga korekty. Zmiana ma się utrzymać, a nie zniknąć po kilku tygodniach.

Jak pilnujemy postępów wdrożenia

Zmiany nie zostawiamy przypadkowi. Wdrożenie ma stały rytm:

• cykliczne spotkania z zespołem wdrożeniowym, na początku co 2 tygodnie, później raz w miesiącu,
• bieżące informacje zwrotne dla osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania,
• regularne raporty dla właściciela i zarządu: co jest zrobione, co się opóźnia i dlaczego oraz jakie decyzje są potrzebne.

Dzięki temu plan staje się codziennym standardem pracy, a nie listą dobrych intencji.

W audycie łączymy pięć metod. Każda pokazuje firmę z innej strony – razem dają pełny obraz.

Wywiady ustrukturyzowane – jak firma działa naprawdę

Schemat organizacyjny pokazuje, jak firma powinna działać, a rozmowy z ludźmi – jak działa naprawdę. Dlatego audyt zaczynamy od poufnych wywiadów z właścicielem, kadrą zarządzającą i kluczowymi pracownikami. Każdego pytamy o to samo: zakres obowiązków, kompetencje, współpracę, zastępowalność i otoczenie rynkowe.

Porównanie odpowiedzi pokazuje, od kogo firma najbardziej zależy, jaka wiedza nie jest nigdzie zapisana, które decyzje niepotrzebnie trafiają do właściciela i gdzie role rozjechały się z tym, co ludzie faktycznie robią.

Warsztat strategiczny SWOT

Kierunek rozwoju właściciel wypracowuje razem z zespołem, a nie ogłasza go z góry. Wspólnie nazywamy mocne i słabe strony firmy oraz szanse i zagrożenia w jej otoczeniu. Obowiązuje zasada „fakty, nie opinie”: przy każdym czynniku pytamy, skąd to wiemy. Wnioski przekładamy na mierzalne cele dla poszczególnych działów.

Mapa przepływu pracy

Wybrany proces, na przykład od zapytania klienta do realizacji zamówienia, rysujemy razem z ludźmi, którzy wykonują go na co dzień. Na mapie od razu widać, gdzie praca się dubluje, gdzie zadanie utyka w oczekiwaniu, gdzie nie wiadomo, kto odpowiada, gdzie łatwo o błąd i ile razy sprawa wraca do właściciela.

Analiza Extended DISC

Właściciele i kadra zarządzająca wypełniają kwestionariusz online i otrzymują  indywidualne raporty „Mój styl zarządzania”, które pokazują naturalny styl działania każdej osoby. Raport zespołowy pokazuje, jakie style w zespole przeważają, a których brakuje. Dzięki temu wiemy, jak komunikować zmianę, kogo włączyć do zespołu wdrożeniowego i gdzie może pojawić się opór.

Analiza stanowisk

Kluczowe stanowiska opisujemy według jednego schematu: cel, obowiązki, odpowiedzialność, uprawnienia do podejmowania decyzji, wskaźniki efektywności (KPI) i współpraca z innymi. Już samo opisywanie pokazuje luki, zadania wykonywane podwójnie i decyzje, za które nikt nie odpowiada.

• Diagnozę przyczyn problemów, a nie tylko listę objawów.
• Ocenę struktury organizacyjnej i modelu zarządzania oraz rekomendacje, kto powinien za co odpowiadać, kto o czym decyduje i jak egzekwować ustalenia.
• Mapy kluczowych procesów z zaznaczonymi miejscami, w których praca się dubluje, utyka, nie ma jasnego odpowiedzialnego albo łatwo o błąd.
• Kierunek rozwoju i cele SMART dla działów wypracowane razem z zespołem, jeśli w ramach audytu prowadzimy warsztat strategiczny.
• Indywidualne raporty Extended DISC, raport zespołowy dla kadry zarządzającej oraz rekomendacje, jak komunikować zmianę i jak ją prowadzić.
• Rozwiązania dopasowane do strategii Twojej firmy i plan wdrożenia na 60–90 dni z priorytetami, harmonogramem i osobami odpowiedzialnymi za poszczególne zadania.
• Dla działu sprzedaży: uporządkowany proces sprzedaży, w którym jasno widać, kiedy klient przechodzi do kolejnego etapu, oraz rekomendacje dotyczące oferty, argumentacji handlowej i negocjacji.
• Zespół wdrożeniowy złożony z Twoich pracowników, którzy rozumieją zmianę, bo sami wypracowali wnioski, i są gotowi ją poprowadzić.

W zależności od wyników audytu wspieramy Cię także w kolejnych krokach:

• Struktura i odpowiedzialność: Pomagamy wdrożyć nową strukturę organizacyjną, opisy stanowisk i wskaźniki efektywności (KPI). → Doradztwo biznesowe
• Finanse i rozwój: Przygotowujemy plany rozwoju, wdrażamy controlling właścicielski i budżetowanie oraz budujemy system motywacyjny dla kadry zarządzającej. → Doradztwo biznesowe
• Kompetencje menedżerskie: Rozwijamy umiejętności właścicieli, kadry zarządzającej i sprzedawców na szkoleniach w ramach Akademii Menedżera. → Szkolenia menedżerskie
• Następcy w firmach rodzinnych: Opracowujemy plan rozwoju, wspieramy sukcesorów mentoringiem i coachingiem, żeby byli gotowi przejąć stery firmy. → Doradztwo sukcesyjne

Diagnoza → plan na 60–90 dni → wdrożenie z Twoim zespołem → utrzymanie zmian

Od ponad 15 lat wspieramy właścicieli i zarządy małych i średnich firm produkcyjnych, usługowych i handlowych. Zaufało nam już ponad 80 firm właścicielskich. Nie kończymy na raporcie. Zostajemy z firmą przy wdrożeniu, dopóki zmiana nie stanie się codziennym standardem pracy. Łączymy dwie perspektywy, których firmy właścicielskie potrzebują najbardziej: pierwszą jest zarządzanie i finanse, drugą sprzedaż i rozwój biznesu.