Jak mądrze zarządzać zapasami?

2022-11-02 Finanse

Zapasy to majątek firmy. Są jednym ze składników majątku obrotowego, do którego zalicza się również należności oraz środki pieniężne. Majątek obrotowy ma zapewnić bieżącą działalności firmy.

❓ Na czym polega zarządzanie zapasami?

Skuteczne zarządzanie poziomem zapasów wpływa na obniżenie kosztów ich magazynowania i zwiększenie płynności finansowej.
Skuteczne zarządzanie zapasami oznacza posiadanie takiej ilości zapasów, która bez problemów pozwala na prowadzenie działalności handlowej i produkcyjnej. Jednoczenie nie jest to stan na tyle duży, aby narażał firmę na wysokie i nieuzasadnione koszty.
Ciągłe optymalizowanie poziomu zapasów do rozmiarów produkcji i działalności handlowej pozwoli uniknąć dodatkowych kosztów z ich upłynnianiem.
Dodatkowo kontrola rotacji poszczególnych towarów oraz regularna organizacja sezonowych akcji promocyjnych i wyprzedażowych pozwala sprawniej zarządzać gotówką w firmie.

❓ Co zaliczamy do zapasów w przedsiębiorstwie?

👉 Do zapasów zalicza się:

  • materiały / surowce
  • półprodukty i produkty w toku
  • produkty gotowe
  • towary handlowe
  • zaliczki na poczet dostaw, przedpłaty

Materiały są przeznaczone do produkcji w przedsiębiorstwie. W wyniku nakładu pracy powstają z nich półprodukty, produkty w toku i produkty gotowe. Półprodukt podlega dalszemu przetwarzaniu. Produkt w toku oznacza, że produkcja nie została zakończona.
Natomiast produkt gotowy staje się asortymentem handlowym firmy.

Towary handlowe są to towary zakupione przez firmę w celu ich dalszej odsprzedaży.

W zależności od charakteru prowadzonej działalności w majątku obrotowym pojawia się więcej lub mniej pozycji zapasów. Najwięcej pozycji występuje w firmie produkcyjnej. Mamy wtedy do czynienia z materiałami (np. mąka do produkcji makaronu), produktami w toku (wyrabianie ciasta) , półproduktami ( makaron w suszarni) i produktami gotowymi ( spakowany makaron w kartonach).

👉 Jeśli firma prowadzi działalność handlową to zapasami będą także towary.

👉 Jeśli firma prowadzi działalność usługową (np. usługi doradcze) to nie występują w niej zapasy.

❓ Ile kosztują zapasy?

👉 Do kosztów zapasów zalicza się nie tylko koszty bezpośrednio związane z ich zakupem ale także koszty obsługi magazynowania, czynsze za wynajem powierzchni, ogrzewanie, oświetlenie, ochronę czy ubezpieczenie.
Warto wspomnieć także o kosztach zamrożonych środków pieniężnych, które powinny pracować w firmie a nie „leżeć na magazynie”.

👉 Ważną kwestią są koszty związane z zamawianiem i transportem. Przy zakupie małych partii dodatkowo trzeba liczyć się z kosztami transportu lub wyższą ceną.

👉 Niemniej ważną sprawą jest termin płatności za towar lub materiał. Najlepiej, gdy długi termin płatności za zakup materiałów (w firmie produkcyjnej) pozwala na wyprodukowanie wyrobu gotowego i sprzedanie go przed terminem zapłaty do dostawcy. W przeciwnym wypadku firma ponosi koszty przechowywania nieupłynnionych zapasów.

👉 Najwięcej trudności i kosztów przysparzają firmie zapasy niechodliwe, które zalegają w magazynach zbyt długo. Mogą być:

  • materiały lub półprodukty, które nie zostały wykorzystane do produkcji
  • wyroby, których produkcja została źle zaplanowana
  • towary, które wróciły od klienta w ramach reklamacji
  • towary, które nie znalazły nabywcy np. z powodu postępu technologicznego

Często okazuje się, że takie zapasy są całkowicie niesprzedawalne i będą wymagały dodatkowych kosztów ich złomowania.

❓ Jak mądrze zarządzać zapasami?

Odpowiednia ilość zapasów jest niezbędna do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jednak trzeba pamiętać, że zapasy w magazynie kosztują.

🎯 W związku z tym słuszna wydaje się zasada, że im mniej zapasów, tym lepiej.

👉 W myśl tej zasady zalecamy:

  1. Planowanie, a w szczególności skoordynowanie planów produkcyjnych i zakupowych z planami sprzedaży wyrobów gotowych i towarów handlowych. Pozwoli to na ograniczenie stanów magazynowych do niezbędnych ilości.
  2. Analizę rotacji zapasów magazynowych tak, aby wiedzieć co i dlaczego zalega. Warto wyciągać wnioski i unikać sytuacji, które w przeszłości były źródłem niechcianych „zalegaczy”.
  3. Opracowanie planu upłynniania „zalegaczy” w formie wyprzedaży, promocji, sprzedaży w pakietach. W przypadku materiałów warto rozważyć zwroty do dostawców, a nawet odsprzedaż do innych producentów.
  4. Wszystkie punkty od 1 do 3 należy powtarzać regularnie i nie dopuszczać do zbyt dużego wzrostu zapasów

🎯 Oczywiście, jak od każdej zasady i od tej istnieją wyjątki. Gdy oczekujemy gwałtownego wzrostu cen zakupu a oszczędności poczynione na wcześniejszym ich zakupie przewyższą koszty ich utrzymania, warto zdecydować się na wysoki poziom takich zapasów.

❗ Ale uwaga!

Firma podejmując taka decyzję musi posiadać dobrą płynność finansową albo przynajmniej brać pod uwagę konsekwencje wpływu takiej decyzji na ten element zarządzania.

👣 Inne artykuły o podobnej tematyce: