Jak mądrze zarządzać zapasami?
Zapasy to majątek firmy. Są jednym ze składników majątku obrotowego, do którego zalicza się również należności oraz środki pieniężne. Majątek obrotowy ma zapewnić bieżącą działalności firmy.
❓ Na czym polega zarządzanie zapasami?
Skuteczne zarządzanie poziomem zapasów wpływa na obniżenie kosztów ich magazynowania i zwiększenie płynności finansowej.
Skuteczne zarządzanie zapasami oznacza posiadanie takiej ilości zapasów, która bez problemów pozwala na prowadzenie działalności handlowej i produkcyjnej. Jednoczenie nie jest to stan na tyle duży, aby narażał firmę na wysokie i nieuzasadnione koszty.
Ciągłe optymalizowanie poziomu zapasów do rozmiarów produkcji i działalności handlowej pozwoli uniknąć dodatkowych kosztów z ich upłynnianiem.
Dodatkowo kontrola rotacji poszczególnych towarów oraz regularna organizacja sezonowych akcji promocyjnych i wyprzedażowych pozwala sprawniej zarządzać gotówką w firmie.
❓ Co zaliczamy do zapasów w przedsiębiorstwie?
👉 Do zapasów zalicza się:
- materiały / surowce
- półprodukty i produkty w toku
- produkty gotowe
- towary handlowe
- zaliczki na poczet dostaw, przedpłaty
Materiały są przeznaczone do produkcji w przedsiębiorstwie. W wyniku nakładu pracy powstają z nich półprodukty, produkty w toku i produkty gotowe. Półprodukt podlega dalszemu przetwarzaniu. Produkt w toku oznacza, że produkcja nie została zakończona.
Natomiast produkt gotowy staje się asortymentem handlowym firmy.
Towary handlowe są to towary zakupione przez firmę w celu ich dalszej odsprzedaży.
W zależności od charakteru prowadzonej działalności w majątku obrotowym pojawia się więcej lub mniej pozycji zapasów. Najwięcej pozycji występuje w firmie produkcyjnej. Mamy wtedy do czynienia z materiałami (np. mąka do produkcji makaronu), produktami w toku (wyrabianie ciasta) , półproduktami ( makaron w suszarni) i produktami gotowymi ( spakowany makaron w kartonach).
👉 Jeśli firma prowadzi działalność handlową to zapasami będą także towary.
👉 Jeśli firma prowadzi działalność usługową (np. usługi doradcze) to nie występują w niej zapasy.
❓ Ile kosztują zapasy?
👉 Do kosztów zapasów zalicza się nie tylko koszty bezpośrednio związane z ich zakupem ale także koszty obsługi magazynowania, czynsze za wynajem powierzchni, ogrzewanie, oświetlenie, ochronę czy ubezpieczenie.
Warto wspomnieć także o kosztach zamrożonych środków pieniężnych, które powinny pracować w firmie a nie „leżeć na magazynie”.
👉 Ważną kwestią są koszty związane z zamawianiem i transportem. Przy zakupie małych partii dodatkowo trzeba liczyć się z kosztami transportu lub wyższą ceną.
👉 Niemniej ważną sprawą jest termin płatności za towar lub materiał. Najlepiej, gdy długi termin płatności za zakup materiałów (w firmie produkcyjnej) pozwala na wyprodukowanie wyrobu gotowego i sprzedanie go przed terminem zapłaty do dostawcy. W przeciwnym wypadku firma ponosi koszty przechowywania nieupłynnionych zapasów.
👉 Najwięcej trudności i kosztów przysparzają firmie zapasy niechodliwe, które zalegają w magazynach zbyt długo. Mogą być:
- materiały lub półprodukty, które nie zostały wykorzystane do produkcji
- wyroby, których produkcja została źle zaplanowana
- towary, które wróciły od klienta w ramach reklamacji
- towary, które nie znalazły nabywcy np. z powodu postępu technologicznego
Często okazuje się, że takie zapasy są całkowicie niesprzedawalne i będą wymagały dodatkowych kosztów ich złomowania.
❓ Jak mądrze zarządzać zapasami?
Odpowiednia ilość zapasów jest niezbędna do sprawnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jednak trzeba pamiętać, że zapasy w magazynie kosztują.
🎯 W związku z tym słuszna wydaje się zasada, że im mniej zapasów, tym lepiej.
👉 W myśl tej zasady zalecamy:
- Planowanie, a w szczególności skoordynowanie planów produkcyjnych i zakupowych z planami sprzedaży wyrobów gotowych i towarów handlowych. Pozwoli to na ograniczenie stanów magazynowych do niezbędnych ilości.
- Analizę rotacji zapasów magazynowych tak, aby wiedzieć co i dlaczego zalega. Warto wyciągać wnioski i unikać sytuacji, które w przeszłości były źródłem niechcianych „zalegaczy”.
- Opracowanie planu upłynniania „zalegaczy” w formie wyprzedaży, promocji, sprzedaży w pakietach. W przypadku materiałów warto rozważyć zwroty do dostawców, a nawet odsprzedaż do innych producentów.
- Wszystkie punkty od 1 do 3 należy powtarzać regularnie i nie dopuszczać do zbyt dużego wzrostu zapasów
🎯 Oczywiście, jak od każdej zasady i od tej istnieją wyjątki. Gdy oczekujemy gwałtownego wzrostu cen zakupu a oszczędności poczynione na wcześniejszym ich zakupie przewyższą koszty ich utrzymania, warto zdecydować się na wysoki poziom takich zapasów.
❗ Ale uwaga!
Firma podejmując taka decyzję musi posiadać dobrą płynność finansową albo przynajmniej brać pod uwagę konsekwencje wpływu takiej decyzji na ten element zarządzania.
👣 Inne artykuły o podobnej tematyce:
