Przygotowanie spotkania biznesowego w 10 krokach

Żyjemy w epoce maili, sms’ów, komunikatorów, platform do komunikacji zdalnej, jednak w dalszym ciągu spotkanie bezpośrednie, we wspólnym pomieszczeniu, jest najskuteczniejszym sposobem, aby „popchnąć” sprawy do przodu.

Niestety, jak wskazują badania, 50% czasu poświęconego na spotkania jest marnowane. 73% uczestników spotkań w pracy przyznaje się do wykonywania zadań niezwiązanych ze spotkaniem podczas jego trwania, a 39% zdarza się podczas nich zasnąć.

Jak organizować spotkania biznesowe, aby dla uczestników były istotne, aby chcieli i mogli w nich aktywnie uczestniczyć oraz aby nie były ostatecznie traktowane jako strata czasu?

Organizację spotkań z pracownikami podzielmy na dwa etapy. Pierwszy etap to staranne, przemyślane przygotowanie spotkania, drugi etap to jego przeprowadzenie w zaplanowany sposób -zgodnie z agendą i założonymi celami.
Przygotowanie spotkania to znacznie więcej niż zarezerwowanie sali i przygotowanie listy obecności.
Poniżej przedstawiamy 10 działań, które dobry organizator spotkania powinien wykonać PRZED spotkaniem:

  1. Ustal jaki jest cel spotkania: przekazanie informacji, zasięgnięcie opinii, by na ich podstawie móc podjąć decyzję, czy też samo podjęcie decyzji? Z jakim rezultatem chcesz wyjść ze spotkania? A z jakim rezultatem wyjdą uczestnicy? Sprawdź, czy spotkanie na pewno jest niezbędne – czy nie można osiągnąć planowanego rezultatu w inny sposób?
  2. Ustal listę uczestników. Kto powinien wziąć udział w spotkaniu? Zaproś tylko tych, którzy są niezbędni – bardzo często na spotkanie zapraszani są nadmiarowi uczestnicy. Ogranicz liczbę uczestników do minimum, optymalna liczba to 5-6 osób.
  3. Wyznacz termin odpowiednio wcześniej i znajdź właściwe miejsce na spotkanie. Jeżeli spotkania nie są cykliczne (i wszyscy muszą je uwzględnić w swoich kalendarzach) , upewnij się, że termin jest dogodny dla kluczowych uczestników. Jeśli możesz, nie planuj spotkań na pierwszą godzinę pracy i na ostatnią. Rano wszyscy w ferworze rozpoczynają dzień, a na koniec dnia w pośpiechu chcą go zakończyć.
  4. Przygotuj i prześlij agendę spotkania. Przedstaw tematy agendy w formie pytań, na które uczestnicy będą musieli odpowiedzieć. Zastosowanie pytania sprawia, że członkowie zespołu lepiej przygotowują się do rozmowy.
  5. Kolejność tematów jest ważna. Zagadnienia najważniejsze należy umieścić na początku agendy, na końcu zaś te, które można przełożyć na następne zebranie. Niektóre tematy są wspólne dla uczestników, inne mogą ich dzielić. Dobrze jest rozpocząć i zakończyć zebranie od zagadnień wspólnych.
  6. Ustal osoby odpowiedzialne za poszczególne punkty programu spotkania. Zazwyczaj osobą odpowiedzialną za dany obszar poruszany w dyskusji jest ktoś inny niż formalny prowadzący. Osoba ta może wyjaśnić kontekst danego tematu, wytłumaczyć dane albo odpowiedzieć na bardziej szczegółowe pytania. Umieszczenie nazwiska takiej osoby obok tematu w agendzie sprawia, że każdy, kto jest odpowiedzialny za poprowadzenie dyskusji na dany temat może się odpowiednio przygotować.
  7. Określ realistycznie czas, jaki jest potrzebny na omówienia każdego tematu. Zaplanuj czas, jakiego będą potrzebowali uczestnicy aby przedstawić temat, odpowiedzieć na pytania, rozstrzygnąć rozbieżności, zaproponować możliwe rozwiązania i ustalić plan działań.
  8. Prześlij i dostarcz uczestnikom istotne materiały. Jeśli istotą spotkania ma być omówienie jakiegoś nowego tematu, warto przesłać uczestnikom wszystkie niezbędne informacje jeszcze przed spotkaniem. Uczestnicy będą mieli szansę zapoznać się z tematem  i  być może wyrobią sobie już opinie w danym obszarze, co skróci czas dyskusji.
  9. Potwierdź na dzień przed spotkaniem, że uczestnicy nadal mogą przyjść. Warto na dzień przed spotkaniem potwierdzić, że wszyscy uczestnicy o nim pamiętają i mogą być obecni. Jeśli nagle się okaże, że kilka kluczowych osób nie może przyjść, to lepiej spotkanie przełożyć.
  10. Przygotuj się do spotkania bez względu w jakim charakterze bierzesz w nim udział. Jeśli jesteś organizatorem spotkania –sprawdź czy wcześniej zarezerwowana sala nadal jest dostępna, czy sprzęt działa, czy wszyscy uczestnicy otrzymali informacje i materiały, czy potwierdzili udział w spotkaniu. Jeżeli jesteś prowadzącym przygotuj się z zagadnień, które będą na spotkaniu omawiane. Upewnij się, że znasz cel i rezultat spotkania. Nie ma nic gorszego jak nieprzygotowane spotkanie, prowadzone w sposób chaotyczny, bez dostatecznej liczby informacji. Jeżeli jesteś uczestnikiem – czy wiesz po co bierzesz udział w spotkaniu, czy zapoznałeś się z agendą, i materiałami i czy miałeś okazję aby o nich spokojnie pomyśleć?

🎯 Po wykonaniu powyższych czynności możesz być pewny/pewna, że Ty i uczestnicy jesteście dobrze przygotowani.

Teraz pozostaje poprowadzić spotkanie i zrealizować cele, dla których zostało zwołane. O tym jak to zrobić sprawnie piszemy w artykule „ Jak prowadzić spotkania biznesowe, które nie są stratą czasu”.

👉 Więcej na ten temat dowiesz się uczestnicząc w Akademii Managera Synergy 

Wykorzystano: