Jak prowadzić spotkania biznesowe, które nie są stratą czasu?

Spotkania w pracy są skutecznym sposobem podejmowania decyzji na poziomie zespołu, motywowania pracowników i budowania atmosfery współpracy. Aby tak było, muszą być starannie zorganizowane, sprawnie przeprowadzone i powinny z nich wynikać wnioski istotne dla wszystkich uczestniczących osób.

Warunkiem koniecznym zorganizowania spotkania, które wszyscy obecni uznają za wartościowe jest jego staranne przygotowanie. Piszemy o tym w artykule „Przygotowanie spotkania biznesowego w 10 krokach”.
Warunek drugi to sprawne poprowadzenie spotkania. Poniżej przedstawiamy 10 wskazówek o czym nie może zapomnieć organizator dobrego spotkania:

  1. Zacznij punktualnie. W wielu zespołach powszechnym zwyczajem jest czekanie na spóźnialskich: “Damy im jeszcze 5 minut”. Przyzwyczaj innych, że Twoje spotkania rozpoczynają się punktualnie! Nie karz tych, którzy pojawili się na spotkaniu na czas. Dla osób niereformowalnych, które notorycznie spóźniają się na spotkanie, odmów wstępu na spotkanie.
  2. Smartfonom i tabletom wstęp wzbroniony. Smartfon, laptop czy tablet najczęściej odwracają uwagę podczas spotkania. Uprzejmie poproś (np. w zaproszeniu) o nieprzynoszenie urządzeń do sali konferencyjnej. Jeżeli to Ty wybierasz się na spotkanie, zostaw telefon na biurku i bądź aktywnym uczestnikiem.
  3. Na początku spotkania uzgodnij rezultaty spotkania. Zaczynając spotkanie uzgodnij ze wszystkimi, jaki ma być rezultat tego spotkania. Zacznij od zdania “Zależy mi abyśmy z tego spotkania wyszli z…“. Nie przechodź do dalszej części spotkania, jeśli wśród uczestników nie ma jedności w tym względzie.
  4. Rozlicz zobowiązania z poprzedniego spotkania. Rozlicz rezultaty, na które umówiliście się na poprzednim spotkaniu. Niektórzy uczestnicy nie wykonują zadań, na które się umówili. Nie pozwalaj na takie zachowania. Przyzwyczaj uczestników, że bardzo konsekwentnie rozliczasz umowy podejmowane na spotkaniach, które realizujesz.
  5. Przestrzegaj harmonogramu. Punktualne rozpoczęcie jest tak samo istotne jak punktualne zakończenie. Wcześniejsze przygotowanie agendy i przestrzeganie jej podczas spotkania, pomoże Ci lepiej zaplanować czas jego trwania. Udało Ci się osiągnąć cel godzinnego spotkania po 20 minutach? Świetnie, podziękuj uczestnikom i zakończ zebranie.
  6. Trzymaj się agendy. Przeznacz 10% czasu na rozpoczęcie, 80% czasu na część główną i 10% czasu na zakończenie. Dyscyplinuj uczestników i pamiętaj o celu, jaki chcesz osiągnąć w wyniku spotkania.
  7. Wyznacz osobę odpowiedzialną za notatki. Niezależnie od notatek, które uczestnicy będą robić indywidualnie, wyznacz osobę, która będzie robić notatki na potrzeby całego zespołu. Wymagaj, by Twoje spotkania były w ten sposób “dokumentowane”. Nie chodzi o dokładne zapisywanie stenogramu spotkania. Chodzi o wytworzenie materiału, który stanowić będzie dokumentację Waszej pracy, do której będzie można wrócić w przyszłości.
  8. Ustal dalsze kroki: kto, co, na kiedy. Prawdopodobnie większość spotkań, które organizujesz będzie miała jakąś kontynuację. Wypracuj nawyk ustalania dalszych kroków, które nastąpią po zakończeniu spotkania. Około 10 minut przed godziną zakończenia spotkania rozpocznij dyskusję na temat tego, co wydarzy się po spotkaniu. Ustal kto przygotuje jakie rezultaty i na kiedy (wg zasady kto-co-na kiedy). Bądź konsekwentny. Pod koniec spotkania większość uczestników będzie już zmęczona i może mieć tendencję do unikania zobowiązań. Dopilnuj, aby ustalić odpowiedzialnych za ustalone działania.
  9. Zapisz tematy, które pojawiły się w czasie spotkania a nie były przewidziane w agendzie. Jeśli są istotne dla uczestników, wpisz je do agendy następnego spotkania tak, aby nie pozostały bez omówienia.
  10. Po spotkaniu wyślij podsumowanie. Organizator powinien zadbać o wysłanie wiadomości podsumowującej. Bardzo często, uczestnicy zebrania wychodzą z inną interpretacją tego, co zostało ustalone. Wysłanie krótkiego maila do wszystkich obecnych, najlepiej w przeciągu dwóch godzin od zakończenia spotkania, zawierającego ustalenia, zadania do wykonania (z przypisanymi odpowiedzialnymi za nie osobami) i terminy ich realizacji, pozwala na utrzymanie “wspólnej wersji”.

Spotkanie prowadzone według powyższych wskazówek
na pewno nie będzie czasem straconym dla jego uczestników.

👉 Dla małych zespołów, które współpracują ze sobą na co dzień, rekomendujemy krótkie, kilkunastominutowe spotkania, o których piszemy w osobnym artykule.

👉 Dla menedżerów rekomendujemy doskonalenie kompetencji zarządzania pracownikami ( w tym profesjonalne prowadzenie spotkań) poprzez uczestnictwo w Akademii Managera Synergy. Zobacz program: https://synergy-consulting.pl/szkolenia/#akademia-managera

Wykorzystano: