Menedżer w roli facylitatora

Samodzielny, zaangażowany i odpowiedzialny za swoje decyzje zespół
to możliwe, a sztuka facylitacji może w tym pomóc!

Wyzwaniem dla firm w czasach kryzysu jest osiąganie jak najlepszych rezultatów przy maksymalnym wykorzystaniu jak najmniejszej ilości zasobów.

🎯 Kluczowymi kompetencjami firmy stają się:

👉 odporność na wstrząsy i niespodziewane zdarzenia z otoczenia,
👉 adaptacja do zmieniających się warunków oraz
👉 stałe ulepszanie metod i sposobów funkcjonowania.

Coraz częściej wskazuje się na konieczność systemowego budowania przez firmy środowiska uczenia się, które na poziomie jednostki, zespołów i całej organizacji okazuje się dźwignią w osiąganiu celów biznesowych. W konsekwencji, w tych trudnych czasach coraz większa odpowiedzialność za wyszkolenie pracowników, ich motywację do ustawicznego rozwoju i podejmowania nowych wyzwań spoczywa na menedżerach firmy (wg.raportu CIPD – „Learning and skills at work”-2020)

Facylitacja jest jedną z najbardziej efektywnych metod wspierania uczenia się zespołu, budowania jego zaangażowania i autonomii w rozwiązywaniu problemów biznesowych.

Co więcej, stałe podnoszenie efektywności pracy zespołu jest gwarancją szybkości działania firmy oraz radzenia sobie w niestandardowych i nieprzewidywalnych sytuacjach.

Podstawowym celem facylitacji jest pomoc grupom w znalezieniu ich własnych odpowiedzi na postawione wcześniej pytania.

Menedżer w roli facylitatora nie daje gotowych rozwiązań – jest strażnikiem procesu grupowego. Bazując na wiedzy i doświadczeniu członków zespołu tworzy bezpieczną przestrzeń do wymiany poglądów, generowania pomysłów i podejmowania jak najlepszych decyzji. Jego głównym zadaniem jest więc zapewnienie efektywności pracy grupy, mając na uwadze założone cele i ostateczne efekty tej pracy.

🎯 Rekomendowane działania ze strony menedżera przed spotkaniem

👉 Przemyślenie i przygotowanie procesu grupowego rozwiązywania konkretnego problemu – określenie celu, czasu pracy zespołu itp. W fazie wstępnej wdrażania praktyki wspólnego rozwiązywania problemów przez zespół wskazane są krótsze sesje – np.1-2 godziny zegarowe.

👉 Przygotowanie Agendy spotkania i jej rozesłanie członkom zespołu.

Zakładając, że dla zespołu taka forma spotkania jest nowym doświadczeniem, dobrym zabiegiem jest wcześniejsze rozesłanie członkom zespołu Agendy spotkania z jego celami i określonym problemem do rozwiązania. Pozwoli to przygotować się uczestnikom spotkania do dzielenia się swoimi przemyślanymi propozycjami rozwiązań na forum zespołu.

🎯Rekomendowany przebieg spotkania

  • Wprowadzenie do spotkania – zbudowanie atmosfery, nawiązanie kontaktu.
  • Przedstawienie celu spotkania i jego oczekiwanych efektów (np. Analiza budżetu projektu X oraz podjęcie decyzji odnośnie działań, mających na celu redukcję kosztów jego realizacji o 20%).
    Na tym etapie konieczne jest upewnienie się, że wszyscy członkowie zespołu mają jasne zrozumienie celu spotkania w kontekście sytuacji budżetowej, co jest jednym
    z głównych czynników, warunkujących powodzenie spotkania.
  • Zawarcie kontraktu z zespołem
    Jest to forma uzgodnionego z zespołem porozumienia odnośnie spraw organizacyjnych, dotyczących przebiegu spotkania, a także kluczowych zachowań
    i postaw, od których zależy jego ostateczny efekt np. „ dbamy o atmosferę spotkania – nie krytykujemy i nie komentujemy wypowiedzi, okazujemy sobie szacunek pomimo różnicy zdań itp.”
  • Prezentacja pomysłów na forum
    W bezpiecznej atmosferze członkowie zespołu, po kolei, przedstawiają swoje propozycje rozwiązań, bez ich opiniowania i wdawania się w dyskusję. Zadaniem facylitatora jest stanie na straży prawidłowości procesu „dochodzenia” do podjęcia najlepszej decyzji i dbałość o utrzymanie dyscypliny czasowej. W sytuacji, gdy członkom zespołu trudno jest przejść do tej fazy spotkania, facylitator może poprosić ich o uprzednie zapisanie indywidualnych propozycji rozwiązań na karteczce, a następnie zaprezentowanie ich na forum. Należy zadbać o przedstawienie każdego pomysłu na flipcharcie lub białej tablicy, gdy spotkanie prowadzone jest zdalnie.
  • Ewaluacja zgłoszonych pomysłów i podjęcie ostatecznych decyzji
    Posługując się ustalonymi kryteriami wyboru ostatecznej propozycji rozwiązania postawionego problemu, zespół osiąga consensus co do swojej najlepszej decyzji.
    W dochodzeniu do ostatecznego rozwiązania pomocne może być wykorzystanie różnych technik grupowego podejmowania decyzji takich jak np. ograniczanie listy proponowanych przez zespół opcji poprzez analizę „za i przeciw” lub zastosowanie techniki głosowania.

Zachęcamy menedżerów do osobistego „wypróbowania” metody facylitacji w pracy ze swoim zespołem. W miarę powtarzania takich praktyk, menedżerowie zyskają coraz większą sprawność w roli facylitatora, a co za tym idzie – zaobserwują wzrost zaangażowania zespołu w podejmowanie samodzielnych decyzji – istotnych dla jego funkcjonowania i biznesu firmy.

Autor: Jolanta Rasmus_ HR Menedżer, learning facilitator, trainer, coach, mentor

W kolejnym artykule pogłębimy temat i przedstawimy wybrane podejścia, praktyki
i narzędzia stosowane przez facylitatora w pracy z zespołem.

👣 Kompetencji menedżerskich można i trzeba się nauczyć. Ważne, aby robić to w bezpiecznym otoczeniu, gdzie można popełniać błędy i wyjaśniać wątpliwości. Takim miejscem jest AKADEMIA MENEDŻERA SYNERGY©