Utrata kontroli nad rozrastającą się firmą

KLIENT I JEGO PROBLEM.

Zgłosił się do nas Właściciel firmy z branży budowlanej z prośbą o audyt struktury organizacyjnej. Firma szybko się rozwija, zwiększa zatrudnienie i planuje otwierać nowe oddziały. Wzrasta liczba pracowników i klientów, ale niestety zwiększa się też ilość problemów:

• pracownicy nie informują się nawzajem o swoich działaniach, w związku z tym ta sama praca jest wykonywana dwukrotnie albo nie jest wykonana wcale
• z powodu narastającej ilości zleceń, praca bywa wykonana niedokładnie lub za późno
• coraz częściej klienci zgłaszają reklamacje i spóźniają się z zapłatą faktur, co źle pogarsza płynność finansową
• informacja o stanach magazynowych w systemie komputerowym nie oddaje stanu aktualnego. Stwarza to wiele problemów w planowaniu i terminowej realizacji zleceń oraz ustaleniu faktycznych stanów magazynowych. Przyczynia się również do braku kontroli nad majątkiem firmy
• firma ma trudności ze zbyt dużą rotacją pracowników i naborem nowych
• nowi pracownicy nie mają doświadczenia i wymagają szkolenia oraz nadzoru – nie ma kto tego robić
• właściciel, który dotychczas sam nadzorował wszystkie działania i poszczególnych pracowników, nie ma już na to czasu
• brakuje kadry kierowniczej, która potrafi organizować efektywną pracę ludzi i należyte wykorzystanie sprzętu

Klient, świadomy istniejących problemów uznał, że bez zmiany sposobu zarządzania firmą, dalszy jej rozwój jest zagrożony.

DZIAŁANIE

Organizacja pracy w firmie.

👉 W pierwszym etapie pracy przeprowadziliśmy audyt organizacyjny. Opisaliśmy jakie procesy występują i jakie działania są w firmie wykonywane. Następnie ustaliliśmy ilu pracowników jest zaangażowanych w ich realizację oraz na jakich stanowiskach.

👉 Zdiagnozowaliśmy, gdzie należy udrożnić procesy i opisaliśmy jak powinny one przebiegać prawidłowo. Na tej podstawie opracowaliśmy bardziej rozbudowaną i adekwatną do procesów strukturę organizacyjną firmy. Wytypowaliśmy stanowiska kierownicze w działach i opisaliśmy dla nich zakresy kompetencji, obowiązków i odpowiedzialności.

👉 Właściciel zdecydował się awansować na te stanowiska pracowników w ramach rekrutacji wewnętrznej. Byli to – w jego opinii – ludzie godni zaufania, odpowiedzialni i zaangażowani, jednak nie mieli wiedzy ani umiejętności jak zarządzać pracownikami.

👉 Dlatego – za zgodą Właściciela – przeprowadziliśmy diagnozę predyspozycji zarządczych wybranych liderów za pomocą kwestionariusza Extended DISC „Mój styl zarządzania”. Indywidualnie z każdym kierownikiem omówiliśmy jego predyspozycje zarządcze i wskazaliśmy obszary do rozwoju zawodowego i osobistego.

👉 Wszyscy pracownicy zostali poinformowani o istocie i celu wprowadzonych zmian. Dowiedzieli się, kto jest ich bezpośrednim przełożonym i z czego będą rozliczani.
Zostali przeszkoleni zgodnie z procedurami. Otrzymali zakresy obowiązków na stanowiskach pracy.

👉 Wszyscy kierownicy wzięli udział w cyklu szkoleń obejmujących tematy z zakresu zarządzania:

• skuteczna komunikacja ze współpracownikami i klientami
• planowanie i realizacja celów
• udzielanie informacji zwrotnej
• delegowanie obowiązków
• motywowanie pracowników
• efektywna organizacja czasu pracy
• wdrażanie nowego pracownika na stanowisku pracy

👉 Opracowaliśmy system premiowania pracowników, który ma na celu zwiększenie ich efektywności i motywacji do pracy zgodnie z celami firmy.

Zarządzanie danymi.

👉 Przeanalizowaliśmy dostęp do danych wykorzystywanych przez pracowników. Stwierdziliśmy, że firma wykorzystuje dwa niekompatybilne systemy komputerowe – jeden do obsługi sprzedaży i księgowości oraz drugi do obsługi magazynu. Wymiana danych pomiędzy systemami odbywa się ręcznie na podstawie wypisanych kartek i nie przebiega natychmiast po zajściu zdarzenia. Z tej przyczyny stany magazynowe nie są aktualne w czasie rzeczywistym.
👉 Zaproponowaliśmy jednolity system opisywania danych ( system kodów) i stosowanie go w obu systemach informatycznych. Dzięki temu można eksportować zagregowane dane z jednego systemu do drugiego i uzyskiwać wiarygodne informacje o przebiegu zamówienia i stanów magazynowych sprzętu budowlanego ( raporty na formularzach Excel i Google).

👉 Uporządkowanie danych pozwoliło również przeprowadzić analizę rentowności poszczególnych zamówień, klientów i działalności operacyjnej przedsiębiorstwa.
Przygotowane przez nas wzory raportów pozwoliły Właścicielowi monitorować bieżącą sytuację finansową firmy.

EFEKT

W efekcie przeprowadzonego audytu organizacyjno-zarządczego doradcy zdiagnozowali przyczyny obserwowanych trudności i zaproponowali działania naprawcze. W ich wyniku w firmie:

• Udoskonalono systemowy obieg informacji. Dzięki wprowadzonej rejestracji danych na każdym etapie procesu realizacji zamówienia, pracownicy mogą kontrolować obieg dokumentów i sprzętu.
• Rzeczywiste stany magazynowe zostały uzgodnione z informacją w systemie i ilości sprzętu są kontrolowane. Zmniejszyły się straty wynikające z utraconego sprzętu.
• Struktura organizacyjna została unowocześniona, powstały stanowiska kierownicze, którym zostały przypisane zakresy obowiązków i odpowiedzialności. Dzięki temu można na nie rekrutować ludzi o odpowiednich kompetencjach i doświadczeniu.
• Wszyscy pracownicy otrzymali zakresy obowiązków stanowiskach, instrukcje i procedury postępowania. Dzięki temu procesy w firmie są powtarzalne i przebiegają sprawnie.
• Wdrożenie procedur sprzedażowo – windykacyjnych znacząco zmniejszyło kwotę niespłacanych należności i ilość spraw kierowanych do sądu.
• Po wdrożeniu systemu motywacyjnego Właściciel/ kierownik działu przyznaje premię według zasad znanych wszystkim zainteresowanym. Dzięki temu wzrosła motywacja pracowników do lepszej i bardziej efektywnej pracy.
• Opracowana struktura organizacyjna i zasady działania zostają z sukcesem powielane w nowych oddziałach firmy.