Reorganizacja działu handlowego

KLIENT I JEGO PROBLEM

Zarząd spółki produkcyjnej zgłosił się z problemem wydajności pracy w dziale handlowym. Organizacja sprzedaży polegała na tym, że sprzedawcy byli podzieleni według asortymentu, co powodowało, że jeden klient był obsługiwany przez kilku sprzedawców. Pracownicy, pomimo nowoczesnego oprogramowania, nadal prowadzili zamówienia ręcznie w zeszytach. Często się zdarzało, że dział produkcji produkował nie to, co chciał sprzedawać dział sprzedaży. Tylko jedna osoba w dziale handlowym wiedziała jakie są zasady przyjmowania reklamacji. Na terenie Polski był zatrudniony jeden przedstawiciel handlowy. Przyjęty model biznesowy generował nieporozumienia i nie przynosił wystarczających zysków

DZIAŁANIE

Na podstawie analizy danych finansowych, wywiadów z pracownikami, analizy danych sprzedażowych oraz danych z wydziałów produkcyjnych i magazynu opracowano i wdrożono następujące działania doradcze:

• Opracowano analizy sprzedaży asortymentu (ilościowo i wartościowo) i na tej podstawie przygotowano plan sprzedaży.
• Bazę klientów w Polsce podzielono na rejony i przypisano do obsługi sprzedawcom, którzy zostali przeszkoleni ze sprzedaży całościowego asortymentu
• Zmodyfikowano i uaktualniono warunki sprzedaży i kredytowania dla klientów
• Opracowano nowy system premiowania dla pracowników działu handlowego i przedstawicieli handlowych
• Utworzono stanowisko planisty, którego głównym zadaniem było planowanie produkcji na maszynach tak, aby zapasy wyrobów gotowych odpowiadały planom sprzedażowym – do tego stanowiska przystosowano program ERP
• Zrekrutowano trzech nowych przedstawicieli handlowych do obsługi klientów w Polsce
• Przeprowadzono wiele spotkań z pracownikami działu handlowego, produkcyjnego i magazynów w celu przedstawienia obecnej sytuacji oraz pokazania kierunku zmian.
• Opracowano nowe zakresy obowiązków i omówiono je z pracownikami oraz kierownikami

EFEKT

Dotychczasowy przedstawiciel handlowy nie przyjął nowych warunków i złożył wypowiedzenie. Nowi przedstawiciele znają rejony, mają przyporządkowanych klientów i sprawnie ich obsługują. Pracownicy działu handlowego mają wszystkie dane w systemie i odpowiadają za realizację zamówień od klientów. Mają obecnie wyższą motywację do sprzedaży i generowania zysków.

Pracownicy znają swój zakres obowiązków i wiedzą za co są oceniani. Poprawiła się organizacja pracy na produkcji i w magazynie w związku z wdrożeniem procesu planowania zleceń produkcyjnych.

Stany magazynowe są dostosowane do struktury i wielkości sprzedaży.